Stockwerkeigentum - Heiz- und Nebenkostenabrechnung für vermietete Wohnungen
Sind Sie Eigentümer oder Eigentümerin einer Wohnung im Stockwerkeigentum, welche Sie vermietet haben? Dann gehört es unter anderem zu Ihren Aufgaben, mit der Mieterschaft die Heiz- und Nebenkosten jährlich abzurechnen. Eine wichtige Grundlage dafür sind die Vereinbarungen, welche Sie im Mietvertrag getroffen haben. Doch was gilt es weiter zu beachten?
Vertragliche Vereinbarung prüfen
Haben Sie im Mietvertrag Heiz- und Nebenkosten «pauschal» oder «inklusive» vereinbart? Dann erübrigt sich das Erstellen einer periodischen Abrechnung. Auf Anfrage müssen Sie der Mieterschaft jedoch trotzdem Auskunft und Einblick in die Unterlagen gewähren.
Sofern Sie für die Heiz- und Nebenkosten Akontozahlungen einkassieren, sind Sie zu einer entsprechenden Abrechnung verpflichtet. Die Höhe der Akontozahlung sollte im Idealfall den tatsächlichen Gegebenheiten entsprechen. Bei Neubauwohnungen empfiehlt sich der vorsorgliche Hinweis, dass noch keine Referenzzahlen vorliegen.
Die Heiz- und Nebenkosten müssen im Mietvertrag ausdrücklich und detailliert aufgeführt sein. Es reicht nicht, allgemein von „Nebenkosten“ zu sprechen. Nicht aufgeführte Nebenkosten können grundsätzlich nicht abgerechnet werden. Wir empfehlen Ihnen zudem, den Stichtag für die Abrechnung demjenigen der Abrechnung der Stockwerkeigentümergemeinschaft gleich zu setzen.
Es lohnt sich, bereits bei der Mietvertragserstellung kompetente Unterstützung beizuziehen. Im übrigen gelten die gesetzlichen Bestimmungen nach OR 257a ff. und ebenfalls sehr wichtig Artikel 4 ff. der Verordnung über die Miete und Pacht von Wohn- und Geschäftsräumen (VMWG) gestützt auf OR 253a (Absatz 3).
Abrechnung Stockwerkeigentümergemeinschaft
Die Basis für das Erstellen einer Nebenkostenabrechnung für eine Wohnung im Stockwerkeigentum bildet die jährliche Abrechnung der Stockwerkeigentümergemeinschaft. In dieser Abrechnung werden die verschiedenen Heiz- und Nebenkosten sowie die Betriebskosten aufgeführt und mit den einzelnen Eigentümern abgerechnet bzw. auf die Wohnungen verteilt. Dabei können unterschiedliche Verteilschlüssel zur Anwendung kommen (u.a. Wertquote, Nettowohnfläche, Zählerergebnis).
Stellen Sie nun sicher, dass Sie diejenigen Heiz- und Nebenkostenpositionen, welche im Rahmen der Mietvertragsbestimmungen und des geltenden Mietrechts der Mieterschaft verrechnet werden dürfen, eindeutig identifizieren können. Sollte das aufgrund der Gliederung der Stockwerkeigentümerabrechnung nicht möglich sein, verlangen Sie bei Ihrer Verwaltung die Details der einzelnen Positionen.
Erstellen der Heiz- und Nebenkostenabrechnung
Liegen Ihnen die vertraglichen Grundlagen und die für die Mieterschaft bereinigten Abrechnungszahlen der Stockwerkeigentümergemeinschaft vor, so können Sie nun die Abrechnung erstellen. Vermutlich haben die wenigsten Privatpersonen Zugriff auf eine professionelle Software. Eine einfache Excel-Vorlage kann jedoch vollends genügen. Achten Sie bei der Bezeichnung/Gliederung der Positionen und der Darstellung der Abrechnung darauf, dass diese für die Mieterschaft nachvollziehbar und transparent ist.
Für das Erstellen der Heiz- und Nebenkostenabrechnung dürfen Sie der Mieterschaft Ihren Aufwand in Abzug bringen. Nach geltender Praxis ist häufig ein Pauschalhonorar von 3 – 4 % vom Total der Heiz- und Nebenkosten angemessen.
Nachdem Sie nun das Gesamttotal der Heiz- und Nebenkosten (inklusive Honorar für die Erstellung) ermittelt haben, müssen Sie nun die effektiv geleisteten Akontozahlungen im Abrechnungsjahr in Abzug bringen. Daraus resultiert entweder ein Guthaben oder eine Nachzahlung für die Mieterschaft, welches in der Regel innert 30 Tagen fällig ist.
Die Mieterschaft hat das Recht, innert 30 Tagen nach Zustellung der Abrechnung Einwände zu erheben, falls sie Unstimmigkeiten entdeckt hat oder Einsicht in die detaillierten Abrechnungsunterlagen zu verlangen.
